BLOG 5PILLOWS

Co zrobić z obsługą klienta, gdy Twój zespół nagle znika

O 7.15 odbierasz telefon od Ani, która złamała nogę. O 7.23 dzwoni Ela, którą pokonała grypa. A Kasia w ogóle się nie odzywa. Za kilka minut zaczynają się standardowe godziny pracy, a Twój zespół po prostu się rozpłynął. Wszyscy wiemy, że choroby i wypadki mogą zdarzyć się każdemu, ale gdy już do nich dochodzi – zawsze jesteśmy zaskoczeni.

Napięty plan dnia nie pozostawia zbyt dużego pola do manewrów, a nie ma nikogo innego, kto mógłby zająć się sprawami klientów. Rozpacz, biała flaga, przeczekanie w bezruchu? Nie! W każdej sytuacji można sobie poradzić. Nawet jeśli na pierwszy rzut oka wydaje się beznadziejna.

Co zrobić z obsługą klienta, gdy Twój zespół nagle znika? Przede wszystkim – nie panikuj! Zastosuj proste reguły, które pozwolą Ci przetrwać. Kto wie, może nawet polubisz takie wyzwania?

Gaś pożary

Zajmij się przede wszystkim tymi sprawami, które nie mogą czekać. Klient ma problem ze złożeniem zamówienia? Coś nagle przestało działać w Twojej aplikacji? To sprawy, którymi musisz zająć się od razu. Jeśli odpowiesz z opóźnieniem na ofertę lub nie wypełnisz w terminie ankiety przesłanej do Twojej firmy przez pilnego studenta – świat się nie zawali. Zrób co w Twojej mocy, aby w tym trudnym czasie nie zawieść obecnych klientów, ani nie odstraszyć tych potencjalnych. Reaguj na ważne sprawy i żongluj priorytetami tych mniejszych.

Bądź szczery

Szczerość zdecydowanie pomoże Ci przetrwać. Nie bój się, że ucierpi na tym profesjonalny wizerunek Twojej firmy. Jesteś tylko człowiekiem, a Twój zespół to tylko ludzie. Każdy ma prawo do choroby, słabości czy po prostu odpoczynku. Przyznaj szczerze, że Twój zespół został zdziesiątkowany i nie jesteś w stanie ogarnąć wszystkiego. Przyznaj to przed sobą i przed osobami, które się z Tobą kontaktują. Ale uwaga! Bądź przy tym uprzejmy i pomocny. Pozwól klientowi zadecydować, czy jego sprawa może poczekać dłużej niż zwykle.

Ucinaj kanały

Nie staraj się za wszelką cenę robić wszystkiego. Ogranicz się do podstawowych kanałów kontaktu z Twoimi klientami. Nic wielkiego się nie stanie, jeśli przez kilka dni nie będzie można porozmawiać z Wami na czacie lub przez Skype’a. Oczywiście, byłoby wspaniale gdybyś dał radę się roztroić i zająć wszystkim. Ale nie oszukujmy się, nie ma na to szans. Zadbaj o to, aby można było się z Tobą skontaktować, ale nie wywołuj w sobie presji do bycia idealnym. To wyjątkowa sytuacja i masz prawo nieco nagiąć w tym czasie zasady.

Zdjęcie od Poowlyne.

PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ ZE ZNAJOMYMI!
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Share on LinkedIn
-->

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się na newsletter!